To on zarządza Centrum Dystrybucyjnym FIEGE

Siedem lat temu powstało Centrum Dystrybucyjne w Gardnie, z którego siedem dni w tygodniu pracownicy FIEGE, operatora logistycznego, wysyłają zamówienia e-commerce. W podgryfińskim centrum pracuje ponad 2,5 tysiąca osób, co czyni FIEGE największym pracodawcą w naszym powiecie i regionie. O zarządzaniu tak dużym przedsięwzięciem, a także o branży e-commerce rozmawiamy z Grzegorzem Szubartowskim, site managerem, czyli głównodowodzącym w FIEGE Gardno.

W 2022 roku firma FIEGE nabyła kolejną działkę w Parku Regionalnym w Gryfinie, a konkretnie w Gardnie. Jej powierzchnia to 13 hektarów. Czy to oznacza, że FIEGE ma już konkretne plany na to miejsce?

G. Szubartowski: FIEGE to nie tylko zespół w Gardnie. W regionie zachodniopomorskim nasze zespoły pracują jeszcze w 3 innych lokalizacjach. W sumie w regionie w barwach FIEGE pracuje ponad 3 500 pracowników. Jako firma, widzimy duży potencjał rozwoju biznesu w zachodniej Polsce. Region wyróżnia się wyjątkowym, strategicznym położeniem oraz łatwym dostępem do rynków zbytu i zaopatrzenia w Polsce i Europie. Jest położony na skrzyżowaniu szlaków wszystkich rodzajów transportu. Dodatkowo, zbudowaliśmy tu struktury i zespoły, które mają bardzo wysoko rozwinięte kompetencje w różnych obszarach. Dzięki temu jesteśmy w stanie szybko i sprawnie uruchamiać kolejne placówki. To naprawdę dobre miejsce na rozwój naszej działalności.

Czym cechuje się praca dla branży e-commerce?

- Branża e-commerce, ma to do siebie, że cechuje się bardzo dużą zmiennością. W porównaniu z produkcją, w której pracowałem przez pierwszych dwanaście lat mojej ścieżki zawodowej, planowanie codziennej pracy wygląda zupełnie inaczej. Tutaj dostosowujemy się do godzinnych zmian zapotrzebowania rynku, a w produkcji planuje się na kilka tygodni do przodu. W branży e-commerce decyzje muszą zapadać bardzo szybko i często powodują istotne zmiany w różnych obszarach, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości naszego zespołu.

Dla osób nieznających specyfiki funkcjonowania centrum dystrybucyjnego, wydawać by się mogło, że raz przyjęty schemat organizacji pracy funkcjonuje przez kolejne lata. Jest zamówienie, paczka trafia na linię przenośnikową, potem wyjeżdża transportem w odpowiednim kierunku. Czasami na liniach jest więcej produktów, czasami mniej. Ale wszystko toczy się według wypracowanego przed laty schematu.

- Oczywiście, pracujemy według przyjętych schematów. One są adaptowane przez lata do tego, aby optymalnie zarządzać różnymi zasobami. Musimy przyjąć pewne założenia, bo inaczej, przy tak dużej skali biznesu, nie bylibyśmy w stanie funkcjonować. Zatem tak, mamy opracowane schematy działania. Jednak, by działać sprawnie musimy być przygotowani na tę zmienność, którą charakteryzuje się e-commerce. Dlatego stworzyliśmy specjalny zespół odpowiedzialny za codzienne planowanie pracy poszczególnych obszarów. Analizują oni spływ zamówień od klientów, tempo dostaw towaru oraz bieżącą wydajność poszczególnych działów i na tej podstawie decydują, jak dysponować zasobami w danej chwili. Choć mamy ogólny szkielet pracy, musi on być na bieżąco dostosowywany do aktualnych potrzeb, ponieważ czasem zdarzają się sytuacje, których wcześniej nie dało się przewidzieć, jak na przykład większa liczba zamówień w danym dniu ze względu na znaczną zmianę pogody w regionie, do którego wysyłamy paczki z naszego centrum.     

Były sytuacje, w którym przesunięcia i rotacje personelu, były niewystarczającym procesem, aby sprostać nagłemu wzrostowi zleceń przesyłek?

- Oczywiście, zdarzają się takie sytuacje. Wtedy kluczowe staje się ustalanie priorytetów. Dzięki temu, że nasi pracownicy przez lata podnoszą swoje kompetencje i potrafią obsługiwać różne procesy magazynowe, możemy elastycznie zarządzać zespołami na poszczególnych obszarach. Na przykład, gdy sytuacja tego wymaga, jesteśmy w stanie oddelegować pracowników z obszarów obsługujących procesy o niższym priorytecie, np. takich jak przyjęcie towaru, które może zostać tymczasowo wstrzymane na dzień lub dwa, na inne obszary, po to by skupić większe siły na realizacji wysyłek. Kluczową rolę odgrywa tutaj wspomniany wcześniej zespół, który na bieżąco, z godziny na godzinę, koordynuje przesunięcia pracowników między obszarami.

Ile pojazdów ciężarowych dziennie wyjeżdża z waszego centrum?

- To informacja poufna, mogę powiedzieć tylko tyle, że jest ich wiele. Konkretna paczka, dla konkretnego klienta, z indywidualną etykietą wysyłkową trafia do przewoźnika obsługującego daną destynację, czyli kolokwialnie mówiąc firmy kurierskiej, która odpowiada za dostarczenie paczki pod wskazany adres.

A adresy są przeróżne, bo mowa nie tylko o rynku polskim.

- Dokładnie. Z naszego centrum wysyłamy paczki do klientów z kilkunastu krajów europejskich.

Co jest największą zaletą tej lokalizacji, poza dobrym połączeniem z innymi krajami Europy?

- Lokalizacja każdego centrum dystrybucyjnego rządzi się swoimi prawami, ale zawsze niezwykle ważny jest dostęp do nowoczesnych sieci drogowych, którą tutaj mamy.

To zapewne skłoniło FIEGE do nabycia kolejnych działek w tej strefie ekonomicznej. Czy posiadacie już konkretnego partnera, dla którego będziecie świadczyć tutaj usługi logistyczne?

- Na ten moment mogę powiedzieć jedynie tyle, że nabyta w 2022 roku działka jest w ofercie przedstawianej naszym potencjalnym klientom z różnych regionów Europy.

To nie będzie budynek o takiej skali jak ten, w którym obecnie pracujecie?

- Zdecydowanie, na nowej działce istnieje możliwość postawienia budynku o mniejszej powierzchni niż ten, w którym znajdujemy się obecnie.

Partner nie musi być z branży e-commerce.

- Oczywiście, że nie. Jako FIEGE specjalizujemy się w różnych dziedzinach logistyki magazynowej. Spektrum naszych klientów, to cały szereg różnych branż, którym możemy zaoferować tę powierzchnię.

Wasze centrum znajduje się na terenie gminy Gryfino. Jaka część załogi pochodzi z naszego regionu?

- Powiat gryfiński jest dla nas bardzo istotny, ponieważ dużą część naszego zespołu stanowią jego mieszkańcy. Jednak ze względu na naszą skalę, zatrudniamy również pracowników z innych miejscowości w regionie, takich jak Stargard, Myślibórz czy Szczecin. Aktualnie w naszym centrum pracuje ponad 2,5 tysiąca osób.

To niemal maksymalny pułap, bo na początku waszej działalności w Gardnie mowa była o możliwości zatrudnienia do trzech tysięcy osób.

- Nieustannie doskonalimy nasze procesy, co pozwala nam osiągnąć wysoką efektywność operacyjną. W związku z tym, mimo że pierwotnie przewidywano zatrudnienie do trzech tysięcy osób, obecnie utrzymujemy stabilną liczbę pracowników na poziomie 2,5 tysiąca, co w pełni odpowiada naszym obecnym potrzebom operacyjnym. Liczba obsługiwanych zamówień pozostaje na podobnym poziomie w ciągu ostatnich lat, a my skupiamy się na optymalizacji i jakości naszych działań.

Rozpoczęliście pracę w 2017 roku i już po trzech latach osiągnęliście zakładany próg pracowników? Jak to możliwe?

- W 2017 roku, na początku działalności Centrum Dystrybucyjnego w Gardnie, zatrudniliśmy 500 osób. W kolejnym roku liczba ta wzrosła do tysiąca. 2019 rok były największym skokiem, kiedy to z tysiąca pracowników osiągnęliśmy liczbę prawie trzech tysięcy osób zatrudnionych w naszym zespole. Te lata stanowiły pierwszą fazę rozwoju naszego centrum, w której intensywnie pracowaliśmy nad udoskonaleniem naszych systemów magazynowych i automatyki, aby osiągnąć ich pełną efektywność. Dzięki tym usprawnieniom, obecnie jesteśmy w stanie utrzymać wysoką jakość i efektywność naszych operacji.

Rozumiem, że załoga jest stała?

- Faktycznie, bardzo istotne dla nas jest utrzymanie stałej załogi. Tacy pracownicy lepiej znają procesy, procedury i specyfikę pracy, co pozwala im na efektywniejsze i bardziej płynne wykonywanie zadań. Dzięki temu, że są częścią firmy przez dłuższy czas, są również w stanie szybciej adaptować się do ewentualnych zmian. Ogromną część naszego zespołu stanowią osoby, które pracują z nami ponad 5 lat. Od trzech lat, co roku, świętujemy kolejne pięciolecia pracy. W 2022 roku, czyli dokładnie 5 lat od startu naszej działalności w Gardnie, pięciolecie pracy obchodziło ok. 250 osób, a więc, aż połowa kadry zatrudnionej w pierwszym roku działalności. W tym roku takich osób było ponad 500. Myślę, że to najlepiej świadczy o tym, że tworzymy dobre miejsce pracy i jesteśmy stabilnym pracodawcą.

To chyba wyróżnia wasze centrum na tle innych w tej branży, bo w innych podmiotach działających w tej branży dużo mówi się o ogromnej rotacji pracowników. Praca w centrum dystrybucyjnym kojarzy się raczej z pracą dorywczą dla młodych osób.

- Oczywiście, na takie potrzeby również odpowiadamy. Mamy swoje szczyty operacyjne, na przykład wiosenny, który jest mniejszy, oraz jesienny bardziej intensywny, który właśnie się skończył. W tym czasie korzystamy ze wsparcia pracowników tymczasowych, ale kluczowe jest to, aby między sezonami wysokimi i niskimi zarządzać personelem w taki sposób, by zapewnić stabilność trzonowi naszej załogi. Stosujemy elastyczny czas pracy, oferując m.in. niepełne etaty. Mamy także różne opcje dla różnych grup społecznych, takie jak zmiany weekendowe dla osób, które chcą pracować tylko w te dni, czy stałą zmianę nocną, ponieważ niektórzy pracownicy wolą ten model, bo lepiej pasuje do ich codziennych obowiązków niż praca trzyzmianowa. Dzięki tym rozwiązaniom staramy się dostosować naszą ofertę do potrzeb tak dużej i zróżnicowanej załogi.

To indywidualne schematy wypracowane przez FIEGE w Gardnie, czy rozwiązania stosowane przez całą grupę?

- Jesteśmy największą jednostką wchodzącą w skład grupy FIEGE w Polsce. To naturalne, że w takiej sytuacji, wyznaczamy pewne standardy. Baza i szkielet działalności wywodzi się z grupy, mocno jednak dostosowujemy ją do potrzeb naszych klientów, bo pamiętajmy o tym, że każdy klient ma swoje indywidualne oczekiwania i potrzeby. Obsługując różnych partnerów, o różnej specyfice, musimy być mocno elastyczni. Na przykład branża e-commerce, która swoją największą sprzedaż kumuluje w okolicach weekendu, gdy ludzie mają więcej czasu, aby robić zakupy on-line, będzie miała inną specyfikę niż logistyka w magazynie, który wysyła klimatyzatory do klientów biznesowych pracujących od poniedziałku do piątku.

Branża e-commerce to dynamicznie rozwijający się rynek. Jakie może mieć to przełożenie na pracę Centrum Logistycznego FIEGE w Gardnie? Możliwy jest rozwój waszego centrum, jeśli coraz więcej ludzi będzie dokonywało zakupów drogą internetową?

- Musimy pamiętać o tym, że każde centrum ma swoje techniczne maksymalne możliwości. Jeśli one zostaną osiągnięte, to zatrudnianie kolejnych osób nie będzie miało racji bytu.  Zakupy internetowe są wygodne, liczymy na dalszy rozwój, ale on w naszym przypadku nie będzie już tak dynamiczny jak w pierwszych latach funkcjonowania centrum.

Jak wygląda możliwa ścieżka kariery zawodowej w waszym centrum dystrybucyjnym? Wiem, że są pracownicy, którzy zaczynali na stanowiskach szeregowych, a dziś pełnią funkcje kierownicze.

- Jak Pan słusznie zauważył, mamy w zespole wiele osób, które z FIEGE rozwinęło swoje skrzydła. Przykładem może być jeden z kierowników obszarów, który dziś zarządza grupą ponad 100 osób, a w 2017 roku zaczynał jako szeregowy pracownik magazynu. Stopniowo rozwijał swoje kompetencje i awansował na kolejne szczeble. Oczywiście, na samym początku działalności centrum ze względu na jego szybki rozwój, było więcej szans na to by rozwijać swoją karierę. Jednak mimo to, że jesteśmy już w dosyć stabilnej fazie, takie możliwości nadal są. Mamy określone ścieżki kariery i programy rozwojowe dla poszczególnych poziomów stanowisk. W związku z tym, jeśli ktoś ma ochotę się rozwijać i chce się uczyć, zgłasza swój akces do programu. Aspirując na wyższe stanowisko, pracownik może skorzystać z oferowanych przez nas szkoleń, które organizujemy w czasie pracy. Kiedy pojawia się wakat, osoby, które skorzystały z tych możliwości, są w pierwszej kolejności brane pod uwagę do obsadzenia wyższych stanowisk. Jesteśmy dumni z tego, że wielu naszych menadżerów rozpoczynało pracę na niższych szczeblach, co świadczy o dużych możliwościach rozwoju w naszej firmie. Szansą na rozwój dla osób, które korzystają z oferty szkoleń jest również moment uruchomienia kolejnego centrum FIEGE w naszym regionie.

W jaki sposób rekrutujecie najwięcej pracowników?

- Staramy się docierać do potencjalnych pracowników różnymi kanałami. Jesteśmy obecni na targach pracy i regionalnych wydarzeniach, a nasze ogłoszenia można znaleźć na popularnych portalach z ofertami pracy oraz w lokalnych mediach. Dodatkowo, organizujemy spotkania rekrutacyjne, podczas których bezpośrednio przedstawiamy naszą ofertę pracy i rozmawiamy z osobami, które chcą dołączyć do naszego zespołu. Zatrudniamy pracowników głównie z myślą o budowaniu długotrwałej relacji, dlatego to głównie my sami rekrutujemy kolejne osoby do naszego zespołu. W okresach wzmożonego, sezonowego zapotrzebowania współpracujemy również z agencjami pracy tymczasowej. Część pracowników tymczasowych zostaje jednak z nami już na stałe. Ścieżek dołączenia do naszego zespołu jest więc kilka

Na korytarzach słychać różne języki...

- Jesteśmy częścią międzynarodowej korporacji więc ta otwartość na różne narodowości jest w naszym DNA. Dla nas najważniejsi są ludzie, ich umiejętności, chęć do pracy oraz wspólnego tworzenia przyjaznego miejsca pracy. W naszym centrum pracują Polacy, ale są wśród nas również osoby pochodzące z innych europejskich krajów. Nasza organizacja jest przygotowana do współpracy międzynarodowej. Jako ciekawostka - w jednym z włoskich centrów dystrybucyjnych FIEGE mamy pracowników aż 50 różnych narodowości.

A jaką pan przeszedł drogę w FIEGE, aby dotrzeć na sam szczyt Centrum Logistycznego w Gardnie?

- Zaczynałem tutaj pracę w 2017 roku jako jeden z pięciu kierowników operacyjnych. Odpowiadałem wówczas za dział przyjęcia towaru i rozładunku oraz zwrotów. Po dwóch latach objąłem stanowisko site managera i jestem nim do dziś.

Nie wszystkim czytelnikom funkcja site managera powie zbyt wiele. Jak to przełożyć na język polski?

- Formalna nazwa stanowiska, to dyrektor centrum dystrybucyjnego. Preferuję jednak nazewnictwo wskazujące na to, że jestem po prostu szefem jednostki i odpowiadam za to, aby wszystko co dzieje się w ramach FIEGE w Gardnie, było bezpieczne oraz rentowne z perspektywy biznesu.

Ma pan dużą autonomię pracując w tak dużej grupie?

- Faktycznie, w całej grupie FIEGE pracuje ok. 23 tysiące osób, z czego ok. 6,5 tys. osób w Polsce, mowa więc o dużej organizacji. Natomiast, nasza autonomia jest duża, zwłaszcza, że z przytoczonych liczb jasno wynika, jak istotną jednostką jesteśmy w Polsce. W dodatku każdy partner biznesowy FIEGE ma swoje specyficzne potrzeby, więc sterowanie wszystkim z centrali byłoby po prostu trudne.

Pochodzi pan ze Szczecina?

- Tak, pochodzę ze Szczecina i mogę siebie określić jako lokalnego patriotę pracującego dla różnych firm przez ostatnich kilkanaście lat, ale zawsze w regionie szczecińskim.

Przez ostatnie siedem lat Gryfino stało się panu bliższe?

- Nasze relacje z Gryfinem stały się naprawdę bliskie. Jako FIEGE dbamy o partnerskie więzi nie tylko z włodarzami miasta, ale także aktywnie współpracujemy z lokalnymi szkołami, wspieramy stowarzyszenia oraz angażujemy się w wydarzenia kulturalne. Gryfino jest dla nas ważne nie tylko ze względu na lokalizację, ale także dlatego, że to stąd pochodzi wielu naszych pracowników, którzy stanowią serce naszej firmy.
Korzystając z okazji, chciałbym złożyć wszystkim czytelnikom najserdeczniejsze życzenia świąteczne. Niech te wyjątkowe dni będą pełne radości, spokoju i bliskości z najbliższymi. Życzę Wam zdrowia, uśmiechu i spełnienia marzeń zarówno tych małych, jak i wielkich. Niech Nowy Rok przyniesie wiele inspiracji, sukcesów i powodów do radości. Wesołych Świąt i szczęśliwego Nowego Roku!

Dziękuję za rozmowę.

Rozm. Kamil Miler